契約書の役割と内容

契約書は必須でしょうか?」との相談を受けるケースが多くあります。メール、LINEでのやり取りは?注文書・請書では?スマホの録音・録画では?実際どうでしょうか。

契約書は必須なのか

法律上は、契約書等書面の作成が必須な取引もあれば、必須ではない取引もあります。例えば、・保証契約・一般定期借地権設定契約・定期建物賃貸借契約・事業用借地権設定契約・建設業法による取引などは契約書面が必須になります。

契約書が必須でない取引では、契約書がなくても取引は成立しますが、どのような契約条件を定めたのかがあいまい不明確となり、後日、問題が生じた際の処理方法等でトラブルになるリスクが高まります。せっかく開始した取引でトラブルになり、契約書がないことで、大切な権利利益が守られないとしたら、どうしますか?

業務の内容詳細をきちんと定めているか

コンサルティング契約・業務委託契約など締結される場合、留意される点があります。これらの契約は、売買契約とは異なり、一定期間、コンサルティング業務等を継続することが想定されると思います。

こうした契約では、具体的なコンサルティング業務の業務範囲、内容、業務の対応時間帯など詳細を定めておかないと、クライアントとの間で齟齬が生じるおそれがあります。例えば、営業促進・販売支援などのコンサルティングだとした場合、促進・支援の具体的な対応方法(いつ、どこまで、どの程度、やらなければならないのか?)を、決めておかないと、クライアントから、想定したよりも売り上げが上がらなかったなど反発を受けるおそれがあります。

ネットに掲載されている契約書を使用している事業者がアップデートをしていない事業者の方一度ご相談してみてください。

その契約書は大丈夫か

あなたの会社では、契約書の作成・確認・更新は、どのようにされていますか?

・インターネットから無料のダウンロードしたり、そこでつぎはぎをしている。
・以前使ったものを流用している。・相手から提示されたものをそのまま利用している。
・更新時も特に条項の見直しをしていない。
・専門部署がいないので、各部署がそれぞれ担当 しているため、形式がばらばらである。

多くの会社では、契約を獲得するために、マーケティング活動、販売活動、販促活動等に多額の時間と労力をかけますが、いざ、契約の段階になると、時間も労力も省いてしまう傾向があります。しかしながら、最終的にどのような取引条件で合意をしたかは提案段階などの話よりも「契約書」の内容が重要となります。提案段階で話をしていたのに、「契約書」にそれが盛り込まれないと十分な権利利益は確保されないというリスクがあります。よくあるのが、提案段階では、長期契約を前提に話をしているのに、契約書では、1年契約となっていたり、自由解約となっていたり、更新するかも自由になってしまっているというケースです。

せっかく獲得した取引をどのように確保し権利利益を守るのか、これからは、どれだけそこに意識をかけるのかが、企業の法務意識やコンプライアンスにも差が出ます。企業またそこで働く方の法務意識を上げる取り組みがまだ不十分でないとしたら、今こそ取り組むチャンスだと思います。

(田鍋、編集 中路)

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